El procesamiento efectivo de la nómina no es solo una función comercial esencial, sino que es fundamental para mantener la confianza y la moral de los empleados en cualquier organización. Ya que estos esperan que se les pague con puntualidad, regularidad y precisión.
Un proceso de nómina ineficaz que sea lento y complejo puede traducirse en trabajadores constantemente frustrados, y ocasionalmente enojados. Los procesos de nómina representan hasta el 35% del tiempo promedio de un departamento de recursos humanos. 
Pero si realmente desea aprovechar al máximo los beneficios disponibles en el mercado, la contratación de un programa para las nóminas de los empleados puede ser la mejor decisión. La confiabilidad, las opciones de servicio completo y la reputación son las características distintivas de este proveedor de servicios de gestión de nómina. Y a continuación se exponen cuatro prácticas habituales para ofrecer un servicio de calidad:
Organización
Los gerentes de nómina y el personal de recursos humanos deben trabajar con una gran cantidad de información a diario. Hay decenas o cientos de nombres, números, registros e informes para administrar. Adicionalmente, existen numerosas políticas, reglas, regulaciones y plazos que cumplir.
A medida que los empleados avanzan y son reemplazados, o cambian de roles dentro de una empresa, los nuevos empleados deben aprender los procesos y procedimientos relacionados con la gestión de nóminas. Sin la información y las herramientas organizadas para un fácil acceso, siempre existirá la posibilidad de que se pierdan pasos o acciones en el proceso de nómina, y en consecuencia podrían aparecer los errores.
Investigación
Se debe considerar la posibilidad de realizar auditorías periódicas y continuas. Las quejas frecuentes de los empleados sobre la ejecución de la nómina son señales de que el proceso requiere ser auditado periódicamente. Y una de las mejores formas de resolver ese problema es con un análisis detallado del flujo de trabajo. En la práctica, esto significa la necesidad de utilizar una herramienta de diagrama de flujo o un método similar, que permita enumerar cada paso del proceso de principio a fin.
Este tipo de análisis puede permitir que se detecten redundancias, embudos u otros problemas en el proceso de nómina. A menudo, revisar y evaluar todos los procesos con el personal adecuado, dará como resultado un enfoque mejorado e innovador para todas las partes involucradas.
Información
Las agencias gubernamentales suelen ser estrictas en cuanto a hacer cumplir las políticas de impuestos empresariales sobre las nóminas de pago. Ello significa que toda empresa, independientemente de su tamaño debe mantenerse informada de los cambios en las políticas del gobierno tanto a nivel nacional como local que puedan impactar en su ejercicio de pago.
Los boletines y publicaciones tanto de agencias gubernamentales como de organizaciones profesionales son valiosos recursos de información. Si bien puede ser abrumador, tener un sistema para revisar y archivar avisos, artículos y actualizaciones de agencias relevantes; permitiría tener la información que se necesita en un lugar accesible. Y saber a quién o dónde llamar cuando las respuestas no solventan las dudas, también es fundamental.
Comunicación
No basta con ser bueno en lo que se hace. Sin una comunicación clara y coherente, ninguna organización, empresa o departamento puede funcionar de la mejor manera. Es absolutamente esencial para una gestión eficaz de los procesos, que cada departamento establezca una comunicación eficaz.
Sin embargo, la comunicación para la gestión de nóminas se extiende más allá de un departamento. Es importante que quienes laboren en la actividad o programación de la nómina, sean de fácil acceso. Los empleados deben tener puntos focales, donde puedan dirigirse con preguntas o problemas relacionados con la nómina y los procesos relacionados, sin ningún obstáculo.
